Tăng cường Làm việc Nhóm & Hiệu quả: Giải thích Quản lý Dự án Linh hoạt với Scrum

Cảm thấy lạc lối trong các dự án lộn xộn? Hãy tìm hiểu cách Agile & Scrum, những phương pháp quản lý dự án phổ biến, có thể giúp các nhóm làm việc hiệu quả & đạt kết quả nhanh hơn. Khám phá các vai trò trong Scrum, user story, & kỹ thuật ước lượng để có kết quả dự án thành công.
Tăng cường Làm việc Nhóm & Hiệu quả: Giải thích Quản lý Dự án Linh hoạt với Scrum
Cập nhật lần cuối 02:06 19/07/2024 GMT+7

Bạn đã từng làm việc trong một dự án nhóm mà cảm thấy lộn xộn và thiếu tổ chức? Agile và Scrum là những phương pháp giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, đặc biệt trong phát triển phần mềm và các ngành công nghiệp khác.

Agile là gì?

Agile là một cách tiếp cận linh hoạt để quản lý dự án. Thay vì lên kế hoạch tất cả cùng một lúc, các nhóm làm việc trong các chu kỳ ngắn gọi là "sprint". Điều này cho phép họ:

  • Thích ứng với thay đổi nhanh chóng
  • Nhận phản hồi thường xuyên
  • Đạt kết quả nhanh hơn

Các khung Agile phổ biến nhất

  • Scrum
  • Kanban
  • Extreme Programming (XP)
  • Lean Software Development

Được sử dụng nhiều nhất

Scrum là khung Agile được sử dụng rộng rãi nhất trong các ngành công nghiệp, bao gồm cả phát triển web. Nhiều tổ chức sử dụng cách tiếp cận kết hợp, thường kết hợp Scrum với các yếu tố của Kanban.

Scrum là gì?

Scrum là một khung cụ thể trong Agile. Nó bao gồm:

  • Một nhóm nhỏ với các vai trò được xác định
  • Các cuộc họp ngắn, thường xuyên gọi là "stand-up"
  • Các phiên lập kế hoạch và đánh giá sprint

Các vai trò chính trong Scrum

  • Product Owner: Quyết định những gì cần được thực hiện
  • Scrum Master: Giúp nhóm làm việc suôn sẻ
  • Development Team: Thực hiện công việc thực tế

Tại sao chúng hữu ích?

  • Giao tiếp tốt hơn
  • Giải quyết vấn đề nhanh hơn
  • Linh hoạt hơn
  • Cải thiện làm việc nhóm

Agile và Scrum có thể được áp dụng cho nhiều dự án khác nhau, không chỉ trong công nghệ. Hiểu được những khái niệm này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong các nhóm, cả ở trường học và sự nghiệp tương lai.

Mỗi vai trò Scrum sẽ đóng góp như thế nào

Hãy xem xét một kịch bản khi một tính năng mới - hệ thống đánh giá của người dùng - được thêm vào một trang web thương mại điện tử. Đây là cách mỗi vai trò Scrum sẽ đóng góp:

Product Owner

  • Xác định tính năng: "Chúng ta cần một hệ thống đánh giá người dùng cho sản phẩm"
  • Ưu tiên nó trong product backlog
  • Chỉ định yêu cầu: đánh giá sao, đánh giá bằng văn bản, hệ thống kiểm duyệt
  • Đặt tiêu chí chấp nhận: ví dụ, "Người dùng có thể đánh giá sản phẩm từ 1-5 sao và để lại đánh giá bằng văn bản tối đa 500 ký tự"
  • Giao tiếp với các bên liên quan về tầm quan trọng và tiến độ của tính năng

Scrum Master

  • Tạo điều kiện cho cuộc họp lập kế hoạch sprint để bao gồm tính năng mới
  • Đảm bảo nhóm hiểu các yêu cầu của tính năng
  • Loại bỏ trở ngại: ví dụ, sắp xếp quyền truy cập vào API đánh giá của bên thứ ba nếu cần
  • Bảo vệ nhóm khỏi các gián đoạn bên ngoài trong quá trình phát triển
  • Dẫn dắt các cuộc họp stand-up hàng ngày để theo dõi tiến độ và xác định mọi vấn đề
  • Giúp giải quyết xung đột nếu các thành viên trong nhóm không đồng ý về chi tiết thực hiện

Development Team

  • Chia nhỏ tính năng thành các nhiệm vụ: thiết kế UI, schema cơ sở dữ liệu, lập trình front-end, lập trình back-end, kiểm thử
  • Ước tính nỗ lực cho mỗi nhiệm vụ
  • Triển khai tính năng:
    • Nhà phát triển front-end tạo biểu mẫu nhập và hiển thị đánh giá
    • Nhà phát triển back-end thiết lập cơ sở dữ liệu và các điểm cuối API
    • Nhà phát triển full-stack tích hợp front-end với back-end
  • Viết và chạy các test case để đảm bảo tính năng hoạt động chính xác
  • Hợp tác giải quyết các thách thức kỹ thuật
  • Tham gia vào việc đánh giá mã (code review)

Trong suốt sprint, các vai trò này tương tác

  • Product Owner làm rõ yêu cầu khi cần thiết
  • Scrum Master tạo điều kiện giao tiếp và loại bỏ trở ngại
  • Development Team cung cấp cập nhật thường xuyên và tìm kiếm làm rõ khi cần thiết

Vào cuối sprint, nhóm demo hệ thống đánh giá mới cho Product Owner để phê duyệt trước khi nó được phát hành (release) cho người dùng.

Phương pháp và lời khuyên để ước tính (estimate) chính xác hơn

Sử dụng Story Points

  • Đo lường trừu tượng về nỗ lực, độ phức tạp và sự không chắc chắn
  • Thường sử dụng dãy Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, v.v.)
  • Cho phép định kích thước tương đối của các nhiệm vụ

Ví dụ: Triển khai trang hồ sơ người dùng. Ước tính: 8 điểm (so với một "trang đăng nhập" đơn giản hơn có thể là 3 điểm)

Planning Poker

  • Các thành viên nhóm độc lập ước tính nhiệm vụ
  • Thảo luận lý do cho các ước tính khác nhau
  • Đạt được đồng thuận thông qua thảo luận

Ví dụ:

  • Các thành viên nhóm giơ thẻ: 5, 8, 13, 8
  • Thảo luận: Tại sao một thành viên ước tính 13? Họ giải thích lo ngại về việc tích hợp với một API mới
  • Đồng thuận: Sau khi thảo luận, nhóm đồng ý 8 điểm

Dữ liệu lịch sử

  • Xem xét các nhiệm vụ tương tự trong quá khứ
  • Sử dụng thời gian thực tế đã dùng làm tham khảo

Ví dụ:

  • Nhiệm vụ tương tự trong quá khứ: "Triển khai trang cài đặt người dùng" mất 4 ngày
  • Ước tính cho trang hồ sơ người dùng: 3-5 ngày, xem xét điểm tương đồng và khác biệt

Chia nhỏ nhiệm vụ

  • Chia các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
  • Dễ ước tính chính xác các nhiệm vụ nhỏ hơn

Ví dụ:

  • Thiết kế mô hình UI (1 ngày)
  • Triển khai các thành phần front-end (2 ngày)
  • Tạo các điểm cuối API (1 ngày)
  • Tích hợp front-end với API (1 ngày)
  • Viết các bài kiểm tra đơn vị và tích hợp (unit and integration test) (1 ngày)

Xem xét tất cả các khía cạnh

  • Thời gian lập trình
  • Kiểm thử
  • Tài liệu
  • Các trở ngại tiềm ẩn

Ví dụ:

  • Thời gian lập trình: 4 ngày
  • Kiểm thử: 1 ngày
  • Tài liệu: 0,5 ngày
  • Đánh giá và sửa đổi mã: 0,5 ngày
  • Tổng ước tính: 6 ngày

Thêm thời gian đệm

  • Thêm thời gian cho các vấn đề không lường trước
  • Thường là 10-20% thời gian ước tính

Ví dụ:

  • Ước tính: 6 ngày
  • Đệm: 1 ngày (khoảng 15%)
  • Ước tính cuối cùng: 7 ngày

Ước tính ba điểm

  • Ước tính kịch bản tốt nhất, xấu nhất và có khả năng xảy ra nhất
  • Tính trung bình có trọng số

Ví dụ:

  • Trường hợp tốt nhất: 5 ngày
  • Trường hợp xấu nhất: 10 ngày
  • Có khả năng nhất: 7 ngày
  • Trung bình có trọng số: (5 + 10 + (4 * 7)) / 6 ≈ 7 ngày

Lôi kéo toàn bộ nhóm

  • Tận dụng các quan điểm và kinh nghiệm đa dạng
  • Các nhà phát triển junior và senior có thể có những hiểu biết khác nhau

Ví dụ:

  • Dev senior đề xuất sử dụng thư viện UI mới, ước tính 8 ngày
  • Dev junior lo ngại về đường cong học tập, ước tính 10 ngày
  • Dev backend lưu ý API đơn giản, ủng hộ ước tính ngắn hơn
  • Nhóm đồng ý 9 ngày xem xét tất cả các quan điểm

Học hỏi và điều chỉnh

  • Theo dõi thời gian thực tế đã dùng
  • So sánh với ước tính
  • Sử dụng hiểu biết để cải thiện ước tính trong tương lai

Ví dụ:

  • Nhiệm vụ tương tự trước đó được ước tính 5 ngày nhưng mất 7 ngày
  • Nhóm thêm 40% vào ước tính ban đầu 6 ngày
  • Ước tính mới: 8-9 ngày

Tránh áp lực

  • Ước tính nên thực tế, không phải mong muốn
  • Chống lại áp lực bên ngoài để giảm ước tính

Ví dụ:

  • Product Owner muốn hoàn thành trong 5 ngày
  • Nhóm giải thích tại sao 8-9 ngày là thực tế dựa trên độ phức tạp và kinh nghiệm trước đây
  • Ước tính cuối cùng đã thống nhất: 8 ngày

Hãy nhớ rằng, ước tính là một kỹ năng được cải thiện qua thực hành. Các buổi đánh giá thường xuyên có thể giúp nhóm hoàn thiện quy trình ước tính của họ theo thời gian.

Các khung phổ biến khác trong Agile

Kanban

  • Sử dụng bảng trực quan để quản lý công việc
  • Tập trung vào việc liên tục deliver và hạn chế công việc đang thực hiện

Extreme Programming (XP)

  • Nhấn mạnh sự xuất sắc về kỹ thuật và sự hài lòng của khách hàng
  • Bao gồm các thực hành như lập trình cặp và phát triển hướng kiểm thử

Lean Software Development

  • Điều chỉnh các nguyên tắc sản xuất tinh gọn cho phát triển phần mềm
  • Mục tiêu loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa hiệu quả

Feature-Driven Development (FDD)

  • Tổ chức công việc xoay quanh các tính năng
  • Sử dụng quy trình năm bước cho mỗi tính năng

Dynamic Systems Development Method (DSDM)

  • Tập trung vào việc deliver nhanh chóng trong khi đảm bảo chất lượng
  • Sử dụng phương pháp MoSCoW để ưu tiên (Must have, Should have, Could have, Won't have)

Crystal

  • Một họ các phương pháp có thể được điều chỉnh theo quy mô nhóm và tính quan trọng của dự án
  • Nhấn mạnh con người hơn quy trình

Adaptive Software Development (ASD)

  • Tập trung vào việc thích ứng liên tục với điều kiện thay đổi
  • Sử dụng chu kỳ suy đoán, cộng tác và học hỏi

Lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, quy mô nhóm và văn hóa tổ chức. Nhiều nhóm điều chỉnh các khung này hoặc kết hợp các yếu tố từ các cách tiếp cận khác nhau để phù hợp nhất với nhu cầu của họ.